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ERP風(fēng)險(xiǎn)
作者：佚名 日期：2002-5-22 字體：[大] [中] [小]
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王瑋冰
----ERP失敗的聲音不絕于耳。像任何有利可圖的事情一樣，ERP項(xiàng)目本身注定存在風(fēng)險(xiǎn)。但是只要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)加以合理的控制和管理，大多數(shù)企業(yè)應(yīng)該可以順利地走過(guò)鋼絲。
----奧維德在《愛(ài)的藝術(shù)》中對(duì)戀人們有一個(gè)忠告：僅憑在夜晚昏暗的燭光下形成的印象，最好不要做出命運(yùn)攸關(guān)的決定。在深陷愛(ài)河之前，他建議戀人們要在白天明亮的陽(yáng)光下再細(xì)細(xì)地看一眼自己心愛(ài)的人。尋求ERP支持的企業(yè)也是如此，一些關(guān)于規(guī)避失敗風(fēng)險(xiǎn)的經(jīng)驗(yàn)，或許就是陽(yáng)光。
----需求風(fēng)險(xiǎn)： “頭腦發(fā)熱”時(shí)不要低估風(fēng)險(xiǎn)
----1998年，業(yè)務(wù)蒸蒸日上的深圳高時(shí)石材公司有了依靠一套ERP系統(tǒng)來(lái)支持企業(yè)運(yùn)營(yíng)的迫切需要。公司上下對(duì)此非常重視，各部門(mén)都被發(fā)動(dòng)起來(lái)調(diào)查需求。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間考察，高時(shí)石材選擇了國(guó)外某ERP軟件，代理并實(shí)施軟件的是國(guó)內(nèi)一家著名IT企業(yè)。據(jù)知情人士透露，當(dāng)時(shí)，這個(gè)合同包括三個(gè)項(xiàng)目：購(gòu)買(mǎi)ERP軟件9萬(wàn)美元；購(gòu)買(mǎi)系統(tǒng)需要的主機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備5萬(wàn)美元；IT實(shí)施服務(wù)70人次，每人次每天500美元。
----類(lèi)似的引進(jìn)ERP初衷頗具代表性。在海外工作18年，在國(guó)內(nèi)也呆了5年的普華永道運(yùn)營(yíng)和系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理服務(wù)部中國(guó)區(qū)總負(fù)責(zé)人劉祖新感受很深：“國(guó)內(nèi)企業(yè)近年來(lái)發(fā)展太快，管理模式跟不上。所以，很多企業(yè)容易采取這樣的方式，希望借引進(jìn)ERP來(lái)盡快改變管理和業(yè)務(wù)流程上的落后狀態(tài)。”
----在他看來(lái)，這種想法可以理解，但最應(yīng)該警惕。因?yàn)檫@種時(shí)候容易低估實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)。此外，一些出于攀比心理和競(jìng)爭(zhēng)需要匆忙上馬ERP的企業(yè)，更易缺乏對(duì)ERP的透徹認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)備。
----SAP上海分公司總經(jīng)理張雪峰也告訴記者，在國(guó)外，企業(yè)通過(guò)ERP系統(tǒng)來(lái)固化若干年形成的出色生產(chǎn)管理實(shí)踐。而在國(guó)內(nèi)，這個(gè)過(guò)程正好相反，很多企業(yè)希望短時(shí)間內(nèi)消化引進(jìn)具有現(xiàn)代管理思想的ERP，這需要充分考慮實(shí)施的難度。
----顯然，ERP不是簡(jiǎn)單的管理“電子化”，也不是為企業(yè)上一套輔助管理的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，投入一定的資金，購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)硬件、應(yīng)用軟件和相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)，就能確保系統(tǒng)正常運(yùn)行，就能獲得應(yīng)有的效益。
----準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)：你有“駕照”么
----入世以來(lái)，越來(lái)越多的國(guó)內(nèi)企業(yè)進(jìn)入依靠ERP來(lái)提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的具體運(yùn)作階段。但駛上ERP的“快車(chē)道”，考取管理規(guī)范的“駕照”，是最基本的資格。
----劉祖新說(shuō)，普華永道最近遇到的客戶經(jīng)常是：準(zhǔn)備上ERP，并已經(jīng)簽訂了購(gòu)買(mǎi)ERP軟件的合同。但在普華永道的提醒下，才意識(shí)到企業(yè)的管理模式和業(yè)務(wù)流程還處在舊的不甚科學(xué)的階段。在這種情況下，企業(yè)做出的ERP規(guī)劃和選擇，其效果必定要大打折扣。如果要將這個(gè)任務(wù)轉(zhuǎn)到ERP實(shí)施過(guò)程中完成，則可能延長(zhǎng)實(shí)施時(shí)間，并加大實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)，這也是許多ERP項(xiàng)目折戟沉沙的主要原因所在。
----一位業(yè)內(nèi)人士透露，在他了解的一些失敗項(xiàng)目中，因?yàn)槠髽I(yè)管理不規(guī)范透明，導(dǎo)致需求不明確，使供應(yīng)商在具體實(shí)施中備受困擾，以至項(xiàng)目無(wú)法繼續(xù)下去。
----“不能全指望ERP來(lái)引進(jìn)最好的管理模式和業(yè)務(wù)流程�！眲⒆嫘抡J(rèn)為，企業(yè)上ERP最合適的步驟是：“應(yīng)該首先將企業(yè)管理體系和業(yè)務(wù)流程規(guī)范好，然后做出一個(gè)符合企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)的ERP系統(tǒng)需求分析，在這個(gè)基礎(chǔ)上選擇一個(gè)好的供應(yīng)商，再甄選合適軟件�！�
----“完整意義上的ERP需求分析不單指企業(yè)目前的需求。”劉祖新強(qiáng)調(diào)，“應(yīng)該包括企業(yè)現(xiàn)有的、應(yīng)該有的和未來(lái)發(fā)展需要有的一切需求。”這樣充分的需求分析，企業(yè)只有在規(guī)范了管理和流程后，自己或借助咨詢伙伴的力量才能做出。
----合同風(fēng)險(xiǎn)：雞棚和狐貍的命題
----高時(shí)石材公司的ERP項(xiàng)目實(shí)施了1年半，兩次上線均告失敗，最基本的原料庫(kù)存都無(wú)法實(shí)現(xiàn)，生成的報(bào)表也中英文混雜，根本無(wú)法閱讀，只好被無(wú)奈地?cái)R置一邊，寄予的期望和企業(yè)上下投入的無(wú)數(shù)心力付諸東流。
----“那時(shí)我們經(jīng)常加班加點(diǎn)工作，有時(shí)在國(guó)外出差的公司老總也經(jīng)常為了項(xiàng)目飛回來(lái)開(kāi)會(huì)�！� 高時(shí)石材公司IT部門(mén)負(fù)責(zé)人痛惜所付出的努力。
----2000年中，她認(rèn)真地展開(kāi)了項(xiàng)目失敗的調(diào)查。在同國(guó)內(nèi)由同一家供應(yīng)商實(shí)施相同ERP軟件的六七家企業(yè)代表座談后，這位負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)，80%的企業(yè)都承認(rèn)項(xiàng)目失敗，盡管各有各的原因，但都對(duì)供應(yīng)商有一致的指責(zé)：供應(yīng)商實(shí)施人員對(duì)軟件不熟悉，缺乏經(jīng)驗(yàn)，使被實(shí)施企業(yè)在ERP實(shí)施方面走了很多彎路。至此，高時(shí)石材公司和其中的北京三露廠決心向供應(yīng)商提起訴訟，要求經(jīng)濟(jì)賠償。
----對(duì)照一些項(xiàng)目失敗后企業(yè)自咽苦果而言，這個(gè)比較激進(jìn)的解決方式后來(lái)發(fā)展的結(jié)局耐人尋味。同樣對(duì)供應(yīng)商提出質(zhì)疑，三露廠一年后獲得訴訟和解，拿到了一定賠償，但高時(shí)石材公司的訴訟裁決至今還杳無(wú)音信。知情人士說(shuō)，差別的原因可能在于，高時(shí)石材當(dāng)時(shí)實(shí)施ERP的心情迫切，出于對(duì)供應(yīng)商名氣和軟件的充分信任，以對(duì)方提供的“標(biāo)準(zhǔn)合同文本”確認(rèn)了雙方的義務(wù)與責(zé)任。而三露廠簽訂的則是經(jīng)過(guò)雙方討論制定的詳細(xì)合同，并由三露廠法制辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的履行情況，為后來(lái)的訴訟提供了充足的支持。
----這是類(lèi)似狐貍和雞棚的命題——你不會(huì)讓一只狐貍來(lái)設(shè)計(jì)雞棚的開(kāi)關(guān)控制裝置。所以，也不應(yīng)聽(tīng)從供應(yīng)商制定的游戲規(guī)則。
----關(guān)于簽訂項(xiàng)目合同，還有另一“經(jīng)典”案例。1998年前后，一家福建企業(yè)實(shí)施ERP之前，同供應(yīng)商簽訂了被稱(chēng)為“空前絕后”的有“一寸半厚的”合同及附本，詳細(xì)列出了企業(yè)的需求和供應(yīng)商的承諾。在項(xiàng)目進(jìn)行半年、供應(yīng)商被證明無(wú)法履行承諾后，這家建材企業(yè)單方中止了合同，避免了更大的損失，供應(yīng)商亦無(wú)言退出。
----管理風(fēng)險(xiǎn)：項(xiàng)目小組的角色菜單
----企業(yè)作為實(shí)施IT項(xiàng)目的主體，通常設(shè)立一個(gè)小組來(lái)主持項(xiàng)目的進(jìn)行。作為ERP項(xiàng)目的“動(dòng)力引擎”，該小組成員的素質(zhì)及行動(dòng)能力是保證項(xiàng)目順利進(jìn)行的重要因素。
----劉祖新說(shuō)，這個(gè)項(xiàng)目小組起碼要有兩類(lèi)人員構(gòu)成。一類(lèi)是業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)人員，負(fù)責(zé)了解企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，另一類(lèi)則是IT人員，負(fù)責(zé)了解軟件能夠?qū)崿F(xiàn)的功能。不同的角色在IT實(shí)施過(guò)程中發(fā)揮著不同的作用，并承擔(dān)各自的責(zé)任。在一本由美國(guó)管理協(xié)會(huì)（American Management Association）出版的《如何購(gòu)買(mǎi)信息技術(shù)》的書(shū)中，作者提供了一個(gè)幫助企業(yè)以合理的合同條款和公道的價(jià)格得到適用的信息技術(shù)的項(xiàng)目小組角色名單，包括：業(yè)務(wù)人員（使用人員），明確企業(yè)面臨的商業(yè)挑戰(zhàn)和機(jī)遇，確定供應(yīng)商提供的軟件是否能有效地產(chǎn)生商業(yè)價(jià)值；技術(shù)人員，了解技術(shù)上的其他有關(guān)選擇，證明產(chǎn)品適合于在公司的IT環(huán)境中運(yùn)行，并使這些產(chǎn)品正常地運(yùn)行起來(lái)；財(cái)務(wù)人員，負(fù)責(zé)判斷一項(xiàng)交易是否具有成本效益，是否與公司的策略相一致；談判人員，識(shí)破推銷(xiāo)商的銷(xiāo)售策略，盡可能達(dá)成最優(yōu)惠的合同條款和價(jià)格協(xié)議；行政管理人員，制定規(guī)則，監(jiān)控實(shí)施情況。
----選擇風(fēng)險(xiǎn)：發(fā)現(xiàn)它，還是找到它
----在眾多IT廠商的游說(shuō)下，企業(yè)ERP項(xiàng)目小組容易陷入無(wú)所適從的境地。本著對(duì)投資巨大項(xiàng)目的慎重態(tài)度，他們會(huì)找一些業(yè)內(nèi)學(xué)者、專(zhuān)家或者合作伙伴來(lái)共同參謀，仔細(xì)對(duì)競(jìng)標(biāo)廠商進(jìn)行考核。
----但其中有一些需要注意的問(wèn)題。首先，一些偏重ERP理論但缺乏實(shí)踐的“偽專(zhuān)家”也許會(huì)誤導(dǎo)選擇。
----其次，對(duì)競(jìng)標(biāo)廠商的考核需要一定的策略，掌握合適的進(jìn)退尺度。適度的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)企業(yè)有利，但是過(guò)度的競(jìng)爭(zhēng)只會(huì)導(dǎo)致兩敗俱傷。許多集成商和咨詢公司抱怨企業(yè)競(jìng)標(biāo)的步驟越來(lái)越繁復(fù)，投標(biāo)成本也越來(lái)越高。為了能夠中標(biāo)，廠商通常安排最有經(jīng)驗(yàn)的工程師做售前顧問(wèn)，而選擇經(jīng)驗(yàn)較少的顧問(wèn)甚至剛剛畢業(yè)的大學(xué)生去做系統(tǒng)的實(shí)施，以降低成本。這樣在招標(biāo)時(shí)，客戶的確會(huì)遇到很多高水平的專(zhuān)家。但是一旦中標(biāo)，他們會(huì)發(fā)現(xiàn)廠商的實(shí)施能力和投入的熱情會(huì)比競(jìng)標(biāo)時(shí)遜色很多。此外，一些真正有實(shí)力的IT廠商也許因?yàn)槠髽I(yè)苛刻的價(jià)格和過(guò)高的要求望而卻步。
----合作風(fēng)險(xiǎn)：管理咨詢要不要
----對(duì)大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，利用IT系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新和效益不是長(zhǎng)項(xiàng)。他們通常要對(duì)自己不很懂的IT項(xiàng)目，承擔(dān)責(zé)任，做出決策并保證成功。在企業(yè)和IT供應(yīng)商之間出現(xiàn)的IT管理咨詢服務(wù)正是為幫助企業(yè)作好IT分析和決策而出現(xiàn)的。北京用友軟件公司總經(jīng)理郭新平去年末曾撰文指出，IT管理咨詢能幫助企業(yè)做好信息化規(guī)劃，選擇適當(dāng)?shù)能浖⒁?guī)避實(shí)施中的風(fēng)險(xiǎn)�！暗湍壳皣�(guó)內(nèi)市場(chǎng)情況來(lái)看，企業(yè)對(duì)IT管理咨詢方面的需求并沒(méi)有預(yù)期的那么旺盛。”
----需求未必沒(méi)有，但表現(xiàn)“不旺盛”或許有兩個(gè)原因，一個(gè)是項(xiàng)目規(guī)模較小，企業(yè)認(rèn)為不必要專(zhuān)門(mén)咨詢；另一個(gè)是畏懼高昂的咨詢費(fèi)。一些企業(yè)的變通做法是找一家業(yè)內(nèi)知名的供應(yīng)商來(lái)提供軟、硬件和實(shí)施服務(wù)。
----郭新平也認(rèn)為，如果企業(yè)建設(shè)的只是一個(gè)幾十萬(wàn)元甚至幾萬(wàn)元的項(xiàng)目，就沒(méi)有必要請(qǐng)IT管理咨詢顧問(wèn)。劉祖新的觀點(diǎn)則是，管理咨詢無(wú)疑能提供專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)和廣闊視野，但不是必須的步驟，企業(yè)如果有能力自己做好需求分析，再請(qǐng)管理咨詢公司做一點(diǎn)把關(guān)工作，就能付出相對(duì)少的咨詢費(fèi)用，卻有相當(dāng)好的效果。
----劉祖新注意到，近兩年來(lái)許多企業(yè)在ERP實(shí)施了一段時(shí)間后，請(qǐng)普華永道做ERP實(shí)施過(guò)程中的項(xiàng)目管理，或者同時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)控制。這是因?yàn)槠髽I(yè)在ERP實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了一些自己和實(shí)施商都容易忽略的問(wèn)題——有的步驟不對(duì)，有的關(guān)鍵步驟沒(méi)有，或者有的信息沒(méi)有共享，從而影響了項(xiàng)目的進(jìn)行。
----在實(shí)施ERP前，企業(yè)會(huì)認(rèn)為，供應(yīng)商將合適的軟件按照需求安裝好，系統(tǒng)就能正常運(yùn)轉(zhuǎn)。然而，這類(lèi)似于供應(yīng)商給你建設(shè)了一道非常堅(jiān)固的防火墻，如果你沒(méi)有一個(gè)好的管理體系，就無(wú)法控制和實(shí)現(xiàn)這道防火墻的防范功能。比如，對(duì)于ERP特定環(huán)節(jié)上的密碼使用，企業(yè)往往在ERP使用了一段時(shí)間后，出于內(nèi)部控制和安全的考慮，才意識(shí)到需要有一套密碼的使用機(jī)制，包括密碼的長(zhǎng)度、更換周期、用戶控制、備份控制等，供應(yīng)商未必會(huì)提示這些具體應(yīng)用方法，但有經(jīng)驗(yàn)的咨詢?nèi)藛T就能了解這些“控制點(diǎn)”所在，會(huì)在項(xiàng)目實(shí)施中要求供應(yīng)商設(shè)計(jì)在系統(tǒng)中，避免以后意識(shí)到問(wèn)題再回頭修改系統(tǒng)配置。此外，在ERP項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，如果項(xiàng)目隱藏了缺陷，企業(yè)往往難以察覺(jué)。IT咨詢顧問(wèn)的作用就在于，指出項(xiàng)目中的“控制點(diǎn)”，提供解決方法，控制ERP實(shí)施中的風(fēng)險(xiǎn)。
----在人們熟知的風(fēng)險(xiǎn)管理中，除去內(nèi)部審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)管理和金融風(fēng)險(xiǎn)管理外，運(yùn)營(yíng)和系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理大約10年前在國(guó)外出現(xiàn)，主要是通過(guò)企業(yè)IT系統(tǒng)的優(yōu)化，依托風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)IT系統(tǒng)實(shí)施的支持，包括：幫助企業(yè)選擇最合適的ERP軟件來(lái)滿足企業(yè)的需求；在ERP實(shí)施中，進(jìn)行項(xiàng)目管理，對(duì)ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制； ERP實(shí)施后，進(jìn)行審計(jì)和評(píng)估。
----在國(guó)內(nèi)，運(yùn)營(yíng)和系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理需求主要是近兩年才開(kāi)始出現(xiàn)的。憑借國(guó)外10多年經(jīng)驗(yàn)積累，國(guó)外的大管理咨詢公司在這方面有一定的優(yōu)勢(shì)。目前，國(guó)內(nèi)的一些管理咨詢公司和IT供應(yīng)商也已開(kāi)始關(guān)注這塊業(yè)務(wù)。
----北京市三露廠的ERP訴訟
----1998年3月，北京市三露廠引進(jìn)國(guó)外某ERP軟件，并和其代理——國(guó)內(nèi)一著名IT廠商簽約購(gòu)買(mǎi)軟硬件和實(shí)施服務(wù)，合同要求項(xiàng)目1998年10月完成，開(kāi)始試運(yùn)行，1999年1月起正式運(yùn)行。
----在隨后的ERP實(shí)施階段，出現(xiàn)一些無(wú)法解決的問(wèn)題，項(xiàng)目一再被拖延。首先是系統(tǒng)漢化不徹底，系統(tǒng)操作界面和使用手冊(cè)翻譯晦澀；其次，系統(tǒng)提供的后臺(tái)報(bào)表和采集數(shù)據(jù)的方式不符合國(guó)內(nèi)的財(cái)務(wù)制度和需求習(xí)慣，系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)不是業(yè)務(wù)需要的，以至具體業(yè)務(wù)人員拒絕使用這套系統(tǒng)。當(dāng)時(shí)，三露廠的計(jì)算機(jī)管理中心一度要自己將廠內(nèi)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄進(jìn)這套ERP系統(tǒng)中運(yùn)行。在銷(xiāo)售部門(mén)，原來(lái)的信息管理系統(tǒng)和這套ERP系統(tǒng)一直并行。直到2000年1月，三露廠計(jì)算機(jī)管理中心改造了一些相關(guān)功能，才相對(duì)改善了這套ERP系統(tǒng)比較尷尬的運(yùn)行狀態(tài)。
----在延遲了兩年的實(shí)施中，實(shí)施商一直無(wú)法給實(shí)施中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題提出滿意的解決方案。北京市三露廠發(fā)現(xiàn)，軟件實(shí)施商對(duì)軟件不熟悉，沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)流程實(shí)施，也無(wú)力對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行滿意的二次開(kāi)發(fā)。在項(xiàng)目在一再延期后，該實(shí)施商甚至從國(guó)外找來(lái)了軟件原廠商來(lái)做實(shí)施，解決一部分問(wèn)題。
----2000年12月11日，面對(duì)一直被拖延的項(xiàng)目和實(shí)施商無(wú)法克服的技術(shù)缺陷。北京市市三露廠向北京市崇文區(qū)法院經(jīng)濟(jì)庭對(duì)其軟件實(shí)施商提出訴訟。共計(jì)開(kāi)庭7次，歷時(shí)15個(gè)月。2002年春節(jié)前，北京市三露廠和其實(shí)施廠商達(dá)成庭內(nèi)調(diào)解，對(duì)方向北京市三露廠賠償了200萬(wàn)元人民幣的經(jīng)濟(jì)損失。